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Gestionar el Tiempo: Cómo ADMINISTRAR Mejor TU TIEMPO en el Trabajo

Gestionar el Tiempo: Cómo ADMINISTRAR Mejor TU TIEMPO en el Trabajo

Gestionar el Tiempo durante la vuelta al trabajo

¿Es posible utilizar nuestro tiempo de forma más eficiente? Aunque gestionar el tiempo parece algo sencillo, todos solemos caer en los mismos errores que nos hacen perder el tiempo y reducir nuestra productividad. Estos errores se multiplican en determinados momentos, como tras la vuelta al trabajo después de un período vacacional, cuando se acumulan muchas actividades o se produce un cambio importante en nuestros hábitos. En esos momentos, una buena gestión del tiempo es fundamental.

Desde queserademi.com queremos transmitirte los consejos de los mejores profesionales para que siempre obtengas los mejores resultados de la forma más eficiente. En otros artículos os hablamos sobre cómo actuar para destacar en el trabajo o cómo obtener mejores resultados perdiendo el miedo a cambiar. Queremos dedicar este artículo a analizar los errores más comunes y cómo solucionarlos para lograr una buena gestión del tiempo.

Mabel Casares, Coach, formadora y consultora de queserademi.com, nos muestra los errores más comunes y los pasos a seguir para asegurar una buena gestión de nuestro tiempo.

Gestionar el tiempo para aumentar la productividad

Mejorar la productividad en el trabajo

¿Se puede tener más productividad reduciendo el tiempo que perdemos? ¿Es posible utilizar el tiempo de forma más eficiente? La respuesta es sí y a continuación os explico cómo.

Primer problema: Acumulación de tareas

Tras el parón vacacional, resulta difícil volver a coger el ritmo de trabajo. Además, parece que se nos juntan las tareas que dejamos para la vuelta con los planes nuevos, apuntarse al gimnasio, leer más… y puede parecer complicado adaptarse de nuevo a los horarios y gestionarlo de nuevo todo.

Nuestros planes chocan rápidamente con el día a día, con la acumulación de tareas, con muchas cosas importantes que están apareciendo y con los temas urgentes que surgen a cada momento. Esto puede ser abrumador porque nos obliga a hacer todo corriendo, mientras seguimos con la sensación de que nos falta muchísimo por acabar y de que todo está saliendo fatal.

Primera solución: Pararse a reflexionar

Si ha llegado este momento, el primer paso es pararse a reflexionar.

Seguir haciendo todo como autómatas no nos ha funcionado hasta ahora, sin embargo, parece que parar es perder el tiempo.

Aquí nos encontramos con el primer error típico de la gestión del tiempo: hacer cada vez más cosas a la vez, sin paradas. Esto, además de no resolver nada porque cada vez nuestra productividad es menor,  nos puede acarrear problemas de estrés.

Errores típicos de la gestión del tiempo

Conviene que tengamos claro que las soluciones intuitivas en este área son erróneas:

  1. Hacer más cosas
  2. Hacer varias cosas a la vez
  3. Dormir menos
  4. Cuidarnos menos
  5. Reducir los planes de ocio.

Cada una de estas cosas, sólo reduce la eficiencia de nuestro tiempo.

Soluciones a los errores típicos de la administración del tiempo

Las soluciones que funcionan son las opuestas:

  1. Hacer menos (sólo lo importante)
  2. Hacer una sola cosa en cada momento
  3. Dormir más
  4. Dedicar tiempo a tareas de ocio para cuidar nuestra salud física y mental

Esto es lo que nos permitirá poder trabajar con concentración, poder distinguir entre lo que es importante y lo que no y poder responder rápido a los imprevistos (que siempre van a ocurrir).

Esta es la clave de la gestión del tiempo. Lo que dediquemos a cada actividad lo tenemos que hacer con la atención, la motivación y la concentración adecuada. Esto permitirá que este tiempo resulte útil para conseguir nuestros objetivos importantes. También nos ayudara a tomar decisiones rápidas para no dilatar asuntos en el tiempo (que se convierte de nuevo en un descenso de la concentración por la fatiga de tener un tema dando vueltas por nuestra cabeza)

Pasos para una buena gestión del tiempo

Definir los objetivos importantes

El primer paso es siempre definir los objetivos importantes. Definir  mis objetivos deseados para un largo plazo. Qué quiero para mi vida en diferentes aspectos: profesional, económico, familiar y social, mi propio ocio, mi salud y mis principios éticos.

Así puedo saber a qué es a lo que yo quiero dedicar mi tiempo. Y no es a lo que me aparezca sobre la marcha, es a lo que yo sé que me lleva a donde quiero ir.

Construimos colocando las piedras más estables las primeras. Luego ya añadiremos las piedras pequeñas para cubrir agujeros.

Cómo planificar nuestro tiempo

Si no definimos nuestros objetivos, mi única gestión del tiempo consistirá en ir tachando tareas de mi lista mientras aparecen otras a mayor velocidad.  Hacerlo me permitirá mantener mi atención en lo que es más importante para mí y darme cuenta de si le estoy dedicando mucho tiempo a tareas insignificantes. Tras esto, ya podemos pasar a la planificación.

Planificar y centrarnos en lo importante

Una vez definidos los objetivos, ya puedo comenzar a planificar y a tener la mente en lo que para mí es importante.

1. Periodicidad de la planificación

Y la primera clave es que se hace semanalmente. La razón es que durante un día pueden surgir imprevistos que nos molesten en lo que queríamos terminar, pero a lo largo de la semana, lo importante debe quedar terminado y es mucho más fácil conseguirlo.

Para ello, la primera pregunta que debemos hacernos es ¿cuál es mi objetivo principal de esta semana y qué  voy a hacer para conseguirlo? Eso será en lo que concentremos nuestros esfuerzos. Eso será lo primero que miraré cada día o en cada hueco que me vaya apareciendo en la jornada.

2. Densidad de las tareas

El siguiente punto será tener presente que, al planificar tareas, el espacio ocupado en nuestra agenda nunca debe ser mayor al 50% de nuestro tiempo.  Y todavía menor si sabemos que en nuestro trabajo son muy frecuentes las interrupciones o los imprevistos. Llenar más horas en la planificación no nos hace trabajar más, sino agobiarnos más. Lo cual impide la buena concentración y la eficiencia.

 3. Gestión de las interrupciones

Tras esto llegamos al tercer punto,  ¿qué hacemos con las interrupciones? Está claro que no todas se pueden eliminar.

Gestionar las interrupciones y los momentos de concentración

Debemos tener en cuenta que necesitamos un momento todas las semanas para dedicarnos, en exclusiva y sin interrupciones, a producir nuestro trabajo. Este momento debe ser de mínimo 2 horas y tienen que ser horas productivas. No es útil escoger el final de la jornada, cuando se han ido todos de la oficina y está en silencio, si en ese momento me pesa ya el cansancio. Este hueco hay que crearlo. Y será en un momento en que tengamos una capacidad de concentración buena, para poder trabajar adecuada y cómodamente.

Aquí se evitan todas las interrupciones, se trabaja en solitario, con el teléfono apagado. Con el resto de interrupciones a lo largo de la jornada, seguimos la regla de los dos minutos: paro si sé que va a durar menos de dos minutos. Sabemos perfectamente quienes nos llaman para temas importantes, quienes van sólo a hacer una pregunta rápida o darnos una información breve y quiénes… quieren hablar. A esas personas, ya las llamaré después. Las interrupciones más largas me van a exigir volver a mirar qué estaba haciendo y volver a coger concentración. No compensan. Con estas claves garantizas la atención a lo importante, la concentración adecuada  para producir y para gestionar imprevistos y que tu tiempo esté empleado de forma eficaz.

Conclusión: Pasos para una buena gestión del tiempo

En resumen, para hacer una buena gestión del tiempo, recuerda estos cinco pasos:

  1. Define a largo plazo tus metas, ellas son las que te indican el camino a seguir y las tareas impactantes a realizar (y cuáles son sólo distracciones).
  2. Planifica semanalmente, con la mente atenta a lo más importante que puedes realizar esa semana para alcanzar tus metas.
  3. Planifica tareas dejando huecos de más del 50% del tiempo libre. Los imprevistos existen, y lo peor es la frustración que nos generan, cuenta con ellos de antemano.
  4. Reserva todas las semanas un tiempo para ti,  para concentrarte sin interrupciones.
  5. Recuerda que la manera de ser eficiente es hacer una sola cosa a la vez, trabajar menos de 8h el día, dormir bien y reservar tiempo para ocio, en compañía o en actividades que te diviertan.

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Mabel Casares
Coach laboral, psicóloga y formadora
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